Политика обработки персональных данных

Редакция от 9 октября 2026 года

Общие положения

1. Политика описывает, как индивидуальный предприниматель Божко Максим Александрович (ИНН 312820103587, ОГРНИП 325310000044131), далее - оператор, обрабатывает и защищает персональные данные.
2. Политика охватывает четыре случая: заявки, которые посетители оставляют в формах сайта cifrolect.ru, данные клиентов, принявших оферту оператора, и их контактных лиц, контакты компаний, которым оператор пишет о программе, и данные, которые поступают оператору в письмах клиентов при работе программы. Каждый случай описан в отдельном разделе ниже.
3. Политика составлена по статье 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и опубликована на странице cifrolect.ru/privacy; ссылка на нее стоит в подвале сайта.
4. Термины используются в значениях статьи 3 того же закона.
5. Вопросы об обработке данных, запросы, отзыв согласия и отказ от писем принимаются по почте contact@cifrolect.ru.
6. Оператор и лица, получившие доступ к персональным данным, не раскрывают их третьим лицам и не распространяют без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом (статья 7 закона № 152-ФЗ).

Цели и условия обработки заявок с сайта

На сайте есть форма «Получить счет». Текст согласия, которое посетитель отмечает в форме, опубликован отдельной страницей: cifrolect.ru/consent.

Учетная система и число подключаемых менеджеров хранятся вместе с заявкой. Название компании - тоже, кроме случая, когда заявитель - индивидуальный предприниматель: его наименование содержит фамилию, имя и отчество и обрабатывается как персональные данные. Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных и биометрические данные, не принимает решений на основе исключительно автоматизированной обработки и не использует данные из формы для рекламных рассылок.

Сайт не использует cookie-файлы, счетчики посещаемости и другую аналитику; при их подключении политика дополняется до начала сбора.

Письма для показа работы программы, которые заявитель присылает до принятия оферты, оператор просит присылать без персональных данных и без вложений: имена, фамилии, телефоны, адреса почты, подписи, номера машин, ИНН индивидуальных предпринимателей, паспортные данные и другие сведения о людях в них заменяются на XXX. Если в присланном письме такие данные остались, оператор его не разбирает, уничтожает в течение 3 рабочих дней с даты получения, в том числе из корзины почтового ящика, и сообщает об этом отправителю. Письма с персональными данными оператор разбирает только по поручению клиента, принявшего оферту, - по правилам раздела о данных клиентов.

Данные контактных лиц клиентов

Когда клиент - компания или индивидуальный предприниматель - принимает оферту оператора, данные его контактного лица, а у предпринимателя и его собственные данные обрабатываются дальше для другой цели и на других основаниях.

Если контактное лицо назвала компания, оператор в первом письме этому человеку сообщает, кто и с какой целью обрабатывает его данные, на каком основании, какие данные и откуда они получены, какие у него права, и дает ссылку на эту политику (часть 3 статьи 18 закона № 152-ФЗ).

Контакты для писем компаниям

Оператор пишет компаниям, которым может быть полезна программа, и спрашивает, как у них устроена работа с заявками. Контакты для таких писем берутся из открытых источников.

В первом письме оператор называет себя, сообщает, откуда взят адрес и зачем он пишет, и дает ссылку на эту политику (часть 3 статьи 18 закона № 152-ФЗ). В каждом письме есть способ отказаться от переписки. Получив отказ, оператор сразу прекращает писать этому человеку (часть 2 статьи 15) и уничтожает его данные; адрес почты остается только в списке отказавшихся, чтобы письмо не пришло повторно. Описание программы с ценой оператор присылает только тем, кто попросил его в ответном письме (статья 18 Федерального закона «О рекламе»). Контакты для писем хранятся отдельно от заявок с сайта (часть 3 статьи 5 закона № 152-ФЗ).

Данные, которые оператор обрабатывает по поручению клиентов

Этот раздел описывает работу программы у подключенного клиента, а не заявки с сайта.

1. Клиент - компания, которая принимает заявки и изменения заказов по электронной почте и ведет их в 1С или другой учетной системе, - дает индивидуальному предпринимателю доступ на чтение к почтовому ящику, на который приходят заявки и изменения заказов, и доступ к своей учетной системе. В письмах контрагентов клиента встречаются фамилии, должности, номера телефонов и другие сведения о людях - например о водителях, менеджерах и контактных лицах: это персональные данные людей, которые сайт cifrolect.ru не посещали.
2. По этим данным оператором остается клиент: он решает, зачем они обрабатываются, и отвечает за основание обработки. Индивидуальный предприниматель обрабатывает их по поручению клиента - часть 3 статьи 6 закона № 152-ФЗ. Обработка данных из писем начинается после того, как клиент примет оферту оператора оплатой счета. Поручение - приложение к оферте; в нем определено все, что требует часть 3 статьи 6 закона № 152-ФЗ: перечень данных, действия, цели, обязанность конфиденциальности, требования части 5 статьи 18 и статьи 18.1, предоставление документов по запросу клиента, требования к защите и уведомление клиента об инцидентах, - а также канал уведомлений и лица, которых индивидуальный предприниматель привлекает к обработке. Данные из писем индивидуальный предприниматель использует только для работы программы у этого клиента.
3. Чьи данные: сотрудники клиента, которые ведут переписку и подтверждают карточки, и сотрудники и представители контрагентов клиента - поставщиков, покупателей, перевозчиков и других компаний, которые пишут клиенту. Какие данные: фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, адрес электронной почты, номер машины и другие сведения из писем и вложений к ним - транспортных накладных, договоров-заявок и других документов, - нужные для заявки, в объеме, который задает поручение.
4. Действия: проверка работы программы на переписке клиента за предыдущий месяц до включения, прием писем и чтение вложений, передача текста писем и вложений провайдеру языковой модели для разбора, извлечение полей заявки, подготовка карточки изменения, передача карточки сотруднику клиента через выбранный клиентом канал, запись в учетную систему клиента и прикрепление вложения к заявке после подтверждения его сотрудником, учет правок сотрудников клиента при разборе похожих писем этого же клиента, хранение, уничтожение.
5. Письма читаются и разбираются на серверах на территории России. Для разбора индивидуальный предприниматель с разрешения клиента, данного в поручении, передает текст писем и вложений российскому облачному провайдеру языковой модели; провайдер обрабатывает его на серверах в России, сохранение запросов у провайдера выключено.
6. Карточка с полями заявки, цитатой из письма и именами вложений приходит сотруднику клиента в мессенджер, на электронную почту или по другому каналу. Канал и получателей выбирает клиент; индивидуальный предприниматель по его поручению передает карточку через этот канал. Хранение сообщений на стороне мессенджера или другого выбранного клиентом сервиса определяют правила этого сервиса, индивидуальный предприниматель им не управляет. Если через выбранный канал данные передаются за рубеж, законность такой передачи по статье 12 закона № 152-ФЗ, в том числе уведомление Роскомнадзора, обеспечивает клиент как оператор этих данных. Письма и карточки индивидуальный предприниматель записывает и хранит в базах на территории России (часть 5 статьи 18).
7. Срок хранения писем, разобранных карточек и журналов задает поручение; после прекращения оказания услуг клиенту данные уничтожаются не позднее 30 дней.
8. Запросы людей, чьи данные обрабатываются по поручению, индивидуальный предприниматель передает клиенту в течение 3 рабочих дней и выполняет указания клиента об уточнении, блокировании и уничтожении этих данных; отвечает на запросы клиент как оператор этих данных.

Где и как хранятся данные

1. Данные записываются, хранятся и извлекаются с использованием баз данных на территории России.
2. Заявки с форм сайта и контакты для писем компаниям за пределы России не передаются.
3. Доступ к заявкам и к контактам для писем компаниям есть только у оператора и у лиц, которым оператор поручил их обработку по договору, соответствующему части 3 статьи 6 закона № 152-ФЗ, - помощников, которые отвечают заявителям и ведут переписку, и сервисов, где хранятся эти данные. Такое лицо получает доступ после подписания договора, работает с данными только для целей этой политики и не передает их дальше. Кому поручена обработка, оператор сообщает по запросу человека, чьи данные обрабатываются.
4. Заявки с сайта и контакты для писем компаниям хранятся в программе учета раздельно, доступ к ним разграничен.
5. Государственным органам данные передаются только в случаях, установленных федеральным законом.

Права человека, чьи данные обрабатываются

Он вправе:

1. получить сведения об обработке своих данных: подтверждение факта обработки, правовое основание, цели и способы обработки, наименование и адрес оператора, сведения о лицах, кроме работников оператора, которые имеют доступ к данным или которым данные могут быть раскрыты по договору с оператором или по федеральному закону, сами данные и источник их получения, сроки обработки и хранения, порядок осуществления своих прав, сведения об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче данных, сведения о лице, которому поручена обработка, и о мерах по статье 18.1 закона № 152-ФЗ;
2. потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или не нужны для заявленной цели;
3. потребовать прекратить обработку своих данных, в том числе отказаться от писем оператора;
4. отозвать согласие на обработку;
5. обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или в суде.

Как оператор отвечает на запросы

1. Обратиться можно письмом на contact@cifrolect.ru с адреса, указанного в заявке или в переписке с оператором; оператор отвечает письмом на этот адрес, паспортные данные для такого обращения не нужны. Можно направить и запрос по части 3 статьи 14 закона № 152-ФЗ, в нем указываются: номер основного документа, удостоверяющего личность заявителя или его представителя, дата выдачи этого документа и выдавший его орган; сведения, подтверждающие, что оператор обрабатывает данные заявителя, - например адрес почты, с которого отправлена заявка, и дата заявки; подпись заявителя или его представителя. Запрос можно направить электронным документом, подписанным электронной подписью.
2. Сведения об обработке оператор предоставляет в течение 10 рабочих дней с даты обращения или получения запроса. Срок может быть продлен не более чем на 5 рабочих дней, если оператор направил заявителю мотивированное уведомление с причинами продления (часть 3 статьи 14).
3. Неточные данные оператор на время проверки блокирует, уточняет в течение 7 рабочих дней со дня, когда заявитель представил подтверждающие сведения, снимает блокирование и сообщает об этом заявителю (часть 3 статьи 20, части 1 и 2 статьи 21).
4. Данные, которые незаконно получены или не нужны для заявленной цели обработки, оператор уничтожает в течение 7 рабочих дней со дня, когда заявитель представил подтверждающие сведения, и сообщает об этом заявителю и лицам, которым эти данные передавались (часть 3 статьи 20).
5. Требование прекратить обработку оператор исполняет в течение 10 рабочих дней с даты получения требования, кроме случаев, когда у оператора есть основание из пунктов 2-11 части 1 статьи 6 закона № 152-ФЗ, например хранение счетов и актов по налоговому законодательству; срок может быть продлен не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением (часть 5.1 статьи 21). Требование прекратить письма с предложениями оператор исполняет сразу (часть 2 статьи 15).
6. После отзыва согласия оператор не позднее 30 дней с даты получения отзыва прекращает обработку, а если сохранение данных больше не требуется для целей обработки, уничтожает их (часть 5 статьи 21). Без согласия обработка продолжается, только если у оператора есть другое основание из пунктов 2-11 части 1 статьи 6 закона № 152-ФЗ (часть 2 статьи 9).
7. Если уничтожить данные в эти сроки невозможно, оператор блокирует их и уничтожает в срок не более шести месяцев (часть 6 статьи 21).
8. Если выявлена неправомерная обработка данных, оператор прекращает ее в течение 3 рабочих дней с даты выявления, а если обеспечить правомерность обработки невозможно - уничтожает данные в течение 10 рабочих дней с даты выявления; об этом оператор сообщает человеку, а если обращение или запрос пришли от Роскомнадзора, - и Роскомнадзору (часть 3 статьи 21).

Меры защиты

Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных:

1. Доступ к программе учета заявок и к почте открыт по личным учетным записям и выданным им ключам доступа только оператору и лицам, которым оператор поручил обработку данных по договору.
2. Формы передают данные по защищенному соединению HTTPS.
3. Базы данных с персональными данными находятся на территории России.

Изменение политики

Новая редакция публикуется на этой странице и действует с даты публикации.